Ochrana osobních údajů

Pověřenec (data protection officer - DPO):

Mikroregion Čáslavsko - mail mikroregioncaslavsko@gmail.com

Jak uplatnit práva, vyplývající ze zpracování osobních údajů Obcí?

Obec Horky, Horky 13, 286 01 Čáslav (dále jen Obec), jako správce osobních údajů, zpracovává údaje o fyzických osobách na základě zákonné povinnosti.

Každá fyzická osoba se může na Obec obrátit s žádosti o sdělení, zda Obec o ní zpracovává osobní údaje. Toto právo je možné uplatnit jednou ročně, odpovědi na častější žádosti mohou být Obcí zpoplatněny.

Občan (fyzická osoba), o němž Obec zpracovává osobní údaje, má podle právních předpisů o ochraně osobních údajů následující práva:

• právo na přístup k osobním údajům,
• právo na opravu osobních údajů,
• právo na výmaz osobních údajů,
• právo na omezení zpracování osobních údajů,
• právo na přenositelnost osobních údajů,
• právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, 
• právo na odvolání poskytnutého souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Každé z těchto práv má však určitá omezení či výjimky. Obec každou žádost o uplatnění některého práva oprávněnou fyzickou osobou posoudí ve vztahu k těmto omezením, a na žádost odpoví ve lhůtě 30 dnů od doručení žádosti.

Na Obec je možné se k uplatnění uvedených práv v oblasti osobních údajů obracet prostřednictvím písemné žádosti, doručené do datové schránky, emailové schránky ouhorky@email.cz, či do kanceláře starosty Obce, nebo poštou na adresu Obce, nebo pověřenci pro ochranu osobních údajů, jehož kontakt je uveden na webových stránkách Obce.

Výše uvedenými způsoby se mohou fyzické osoby na Obec obracet také v případě údajů zpracovávaných na základě uděleného souhlasu, pokud se rozhodnou svůj souhlas odvolat.

Popis zpracování a ochrany osobních údajů a informací v obci Horky.

Ochrana fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů je základním právem. Ustanovení čl. 8 odst. 1 Listiny základních práv Evropské unie (dále jen „Listina“) a čl. 16 odst. 1 Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“) přiznávají každému právo na ochranu osobních údajů, které se jej týkají. Zpracování osobních údajů fyzických osob (občanů, „subjektů údajů“)v rámci Obce je prováděno ve prospěch těchto osob. Právo na ochranu osobních údajů však není právem absolutním; musí být posuzováno v souvislosti se svou funkcí ve společnosti a v souladu se zásadou proporcionality musí být v rovnováze s dalšími základními právy.

Obec Horky (dále jen Obec) zpracovává osobní údaje a další informace týkající se občanů a dalších subjektů údajů Obce (např. zaměstnanců, jiných fyzických osob) v rámci samostatné a přenesené působnosti. Většina osobních údajů občanů je tedy zpracovávána na základě povinností, uložených Obci zvláštními zákony (viz seznam, zveřejněný na webových stránkách Obce). Na taková zpracování osobních údajů o subjektech údajů se nevztahuje povinnost získat souhlas těchto osob. Pokud jsou některé osobní údaje zpracovávány mimo zákonnou povinnost, pak taková zpracování podléhají jinému právnímu titulu (např. uzavření smlouvy, oprávněný zájem správce apod.), případně i souhlasu subjektů údajů. Tato zpracování však Obec provádí jen výjimečně (např. při pořádání akcí pro občany, kdy je nutná předchozí registrace).

Ochrana fyzických osob se vztahuje jak na automatizované zpracování osobních údajů, tak na manuální zpracování. V zásadách a pravidlech ochrany fyzických osob, které Obec uplatňuje v souvislosti se zpracováním osobních údajů občanů (fyzických osob), respektuje Obec jejich základní práva a svobody, zejména právo na ochranu osobních údajů těchto osob. Obec respektuje práva občanů (fyzických osob), která jsou jim zaručena zákony, např. právo vědět a být informován zejména o tom, za jakým účelem se osobní údaje zpracovávají, případně období, po které budou uchovávány. Zásady ochrany osobních údajů se uplatňují na všechny informace, týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby. Obec zákonně zpracovává osobní údaje, protože je toto zpracování nezbytné pro výkon úkolů vykonávaných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je Obec pověřena, nebo z důvodu oprávněných zájmů správce nebo třetí strany. Obec zpracovává osobní údaje občanů podle účelů zpracování v souladu s platnou legislativou pro ochranu osobních údajů, tj., s Nařízením 2016/679 (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů – GDPR). Přesto má každý dotčený občan/fyzická osoba právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se týkají jeho konkrétní situace. Obec pak této osobě prokáže závažnost a oprávněnost zájmů Obce, které nezasahují do jejích zájmů nebo základních práv a svobod.

Zpracování osobních údajů Obcí je prováděno zákonným a spravedlivým způsobem, je pro občany (či jiné fyzické osoby) transparentní a informace a všechna sdělení, týkající se zpracování těchto osobních údajů, jsou snadno přístupné, srozumitelné a podávané jasnými a jednoduchými jazykovými prostředky. Při zpracování osobních údajů na základě souhlasu fyzické osoby, jsou tyto osoby upozorněny na případná rizika, vyplývající ze zpracování, a také na pravidla, záruky a práva, která existují v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů. Účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány, jsou jednoznačné a legitimní a jsou stanoveny v okamžiku shromažďování osobních údajů. Rozsah shromažďovaných osobních údajů je vždy přiměřený, relevantní a omezený pouze na údaje nezbytné pro naplnění stanoveného účelu. Rovněž doba, po kterou jsou osobní údaje uchovávány, je omezena na nezbytné minimum. Při veškerém zpracování osobních údajů jsou aplikována opatření, která zaručují náležitou bezpečnost a důvěrnost těchto údajů, (např. zaručující zabránění neoprávněného přístupu k osobním údajům a k zařízení používanému k jejich zpracování).

Obec, jako správce osobních údajů, má odpovědnost za jakékoliv zpracování osobních údajů a na základě posouzení pravděpodobných a závažných rizik daného zpracování zavedla vhodná a účinná technická a organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů. Součástí opatření pro zabezpečení osobních údajů jsou také pravidelná školení zaměstnanců, kteří zpracovávají osobní údaje fyzických osob. Od zaměstnanců na všech úrovních je vyžadován odpovědný, iniciativní a tvořivý přístup a respektování pravidel systémů zabezpečení osobních údajů.

V souvislosti s přechodem na novou legislativu pro ochranu osobních údajů v EU, tj. Nařízení EU 2016/679, provedla Obec posouzení vlivu všech zpracování na ochranu osobních údajů, s cílem posoudit konkrétní pravděpodobnost a závažnost rizik v procesu zpracování osobních údajů. Při tomto posouzení zohlednila Obec povahu, rozsah, kontext a účely zpracování a zdroje rizik. Obec přijala opatření k zabezpečení procesů zpracování osobních údajů, systémů, informací a dat, a konkrétní technická, organizační a bezpečnostní opatření, tak, aby zajistila soulad s Nařízením EU. Tato technická a organizační opatření jsou rozpracována v interních dokumentech a směrnicích Obce.

V rámci povinností, vyplývajících z Nařízení EU jmenovala Obec pověřence pro ochranu osobních údajů.